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Wo sollten digitale Dokumente abgelegt werden?
Sie sollten alle Ihre Dokumente falls möglich immer in der tiefsten Ordnerstruktur ablegen. Grundsätzlich gilt: Dateien auf der obersten Ebene, also neben Ihren Ordnern wie „Finanzen“, „Vertrieb“ etc. abzulegen ist tabu. Auf dieser Ebene gibt es nur Ihre zu Beginn festgelegten Ordner.
Warum digitale Ablage?
Die elektronische (oder digitale) Archivierung hat viele Vorteile. Sie ist eine platzsparende Langzeitlösung mit einer praktisch unbegrenzten Erweiterungsmöglichkeit. Wenn es um Ihr Dokumentenmanagement geht, spart die digitale Archivierung Zeit, Geld und sogar Platz.
Was versteht man unter digitale Ablage?
Bei digitalen Ablagesystemen erfolgt die Datenablage auf einer gemeinsamen Festplatte, die im Internet abgelegt ist. Das Programm ermöglicht den Zugriff auf die aktuellste Version einer Datei, kann aber auch ein Speicherort für größere Datenmengen sein.
Wie baue ich eine Ordnerstruktur auf?
Listen Sie zunächst die Hauptordner auf und wählen Sie klare Benennungen, die jeder sofort nachvollziehen kann. Jetzt legen Sie die entsprechenden Unterordner auf Ebene zwei und eventuell Ebene drei an. Benennen Sie Ihre Ordner zusätzlich mit den Zahlen ab 01 bis maximal 10.
Wie können sie ihre Dokumente digital verwalten?
Um Ihre Dokumente digital zu verwalten haben Sie hauptsächlich zwei Möglichkeiten. Entweder Sie scannen die Dokumente und ordnen Sie auf Ihrem Computer manuell, oder Sie nutzen Apps, die Ihnen die Arbeit größtenteils abnehmen.
Was sind die Schritte für eine digitale Ordnung im Unternehmen?
Das sind die Schritte für Ihr Projekt „Digitale Ordnung im Unternehmen“: Holen Sie Vertreter aller Abteilungen an einen Tisch, um gemeinsam eine neue Ordnerstruktur zu entwerfen. Wichtig: Versuchen Sie dabei nicht, die alte Ordnung zu überarbeiten, sondern strukturieren Sie von Grund auf neu, damit Sie sich nicht in Altlasten verzetteln.
Wie bekommen sie Ordnung in ihre privaten Dokumente?
Um Ordnung in Ihre privaten Dokumente zu bekommen, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Dokumente digital oder analog verwalten können. Für Links auf dieser Seite zahlt der Händler ggf. eine Provision, z.B. für mit oder grüner Unterstreichung gekennzeichnete. Mehr Infos.
Wie können sie ihre Dateien einheitlich ordnen?
Benennen Sie Ihre Dateien einheitlich und ordentlich. So können Sie auch mithilfe der Windows- bzw. Mac-Suche schnell ein Dokument finden, ohne durch die Ordner navigieren zu müssen. So könnten Sie beispielsweise Ihre Dateien nach folgendem Aufbau ordnen: „2020.08.29 – Mietvertrag“, also Datum und Art des Dokuments.